Effektiv per E-Mail kommunizieren
E-Mails sind überall und allgegenwärtig. Praktisch jeder, der für seinen Job auch nur hin und wieder an einem Schreibtisch sitzt, verschickt und empfängt Mails. Damit macht das Schreiben, Lesen und Beantworten von E-Mails für viele Menschen einen erheblichen Teil ihres Arbeitspensums aus. Und bei solch „großvolumigen“ Tätigkeiten macht es Sinn, sie sowohl zeitlich als auch arbeitsökonomisch zu optimieren, denn eine kleine Einsparung summiert sich über die Tage und Wochen enorm auf.
Wenn ich pro Tag 15 E-Mails bearbeite und bei jeder einzelnen etwa eine Minute einsparen kann, habe ich in einer typischen Arbeitswoche schon 1 1/4 Stunden eingespart. Das macht auf einen Monat gerechnet immerhin mehr als einen halben Arbeitstag.
Dabei muss die Einsparung nicht unbedingt beim Verfassen der Mail zum Tragen kommen — oft ergibt sie sich eher durch eine erfolgreiche und unmissverständliche Kommunikation, durch das Ausbleiben von Nachfragen oder Unklarheiten.
Ich will hier nicht noch einmal die einschlägigen E-Mail-Regeln aufzählen, auf vielen Websites schon sehr gut dargestellt sind. Dass im professionellen E-Mail-Verkehr TOFU ungenießbar ist und man sich an die übliche Rechtschreibung hält, ist selbstverständlich.
Wer sich diese und andere grundlegende Regeln noch einmal anschauen möchte, findet zahlreiche Quellen.
- Spam ist nicht das Schlimmste daran (meines Erachtens die beste Zusammenfassung),
- Mail Regeln von Michael Prokop,
- Kommunikette (Artikel in der c’t),
- selbst ein Buch wurde schon zu diesem Thema verfasst.
- Die Goldenen Regeln für schlechte E-Mails bearbeiten das Thema als Parodie.
Was könnte man darüber hinaus noch beachten?
Einige weniger offensichtliche Ansätze können die Korrespondenz per E-Mail deutlich erleichtern. Sie zielen hauptsächlich auf die effektive Kommunikation, also darauf, es dem Kommunikationspartner möglichst einfach zu machen, die Inhalte meiner E-Mails zu lesen, zu verstehen und zu bearbeiten. Wie kann das aussehen?
E-Mails strukturieren — Wenn eine E-Mail mehr als einen Absatz enthält, sollte man sich Gedanken darüber machen, wie man die Informationen strukturiert. Womit fange ich an? Wie mache ich inhaltiche Abschnitte klar? Was ist reine Information, was ist eine Frage, was führt für meinen Adressaten zu einer Aufgabe, die zu erledigen ist? Wenn ich meinen Text auf der Basis dieser Überlegungen darstelle, kann der Empfänger ohne Umschweife mit der Bearbeitung beginnen und muss nicht zuerst darüber nachgrübeln, wie ich diesen oder jenen Punkt wohl gemeint haben könnte.
To-do Listen vorwegnehmen — Viele E-Mails haben Aufforderungscharakter für den Adressaten. Sie sind sozusagen codierte To-do Listen. Wenn dem so ist, kann ich sie auch gleich so schreiben, dass der Adressat die einzelnen Punkte klar erkennt. Anstatt also die zu erledigenden Punkte in einem langen Fließtext zu verstecken, kann ich sie klar formulieren und in der Gestaltung des Textes deutlich machen. Das könnte z.B. so aussehen:
* Texte korrigieren und zurück schicken -
bitte sehen Sie sich die beigefügten Text
durch und schicken Sie sie baldmöglichst zurück
* Bücher auswählen - wir brauchen noch
eine Auswahl von Lehrbüchern für den Vortrag;
können Sie sich darum kümmern?
* ...
Wenn ich meine E-Mail so verfasse, ist sofort deutlich, was es alles zu tun gibt. Außerdem kann der Empfänger den Text entweder ausdrucken und als Papierliste benutzen oder ihn mit wenigen Copy-and-Paste Klicks in das Organizerprogramm seiner Wahl übertragen.
Sich in den Adressaten hinein versetzen — Oft kenne ich den Adressaten und habe vielleicht einen Einblick in seine Arbeitsweise. Das kann ich nutzen, indem ich versuche, meine E-Mails für seine Sicht der Dinge effizient zu gestalten. Wenn ich z.B. weiß, dass mein Arbeitskollege täglich viele Mails bearbeitet und sich daher ein Filtersystem nach dem Betreff der Mails eingerichtet hat, dann schreibe ich meine Betreffs so, dass sie möglichst auf sein Filtersystem passen (z.B. indem ich bestimmte Kürzel verwende, nach denen gefiltert werden kann).
Mehrere Themen in einer Mail oder mehrere Mails mit je einem Thema? — Oft liest man, dass man möglichst nur ein Thema pro Mail besprechen sollte, weil das die Archivierung erleichtere. Allerdings kann die Fülle der Mails dann auch erdrückend werden, so dass ein Empfänger es möglicherweise bevorzugt, nur jeweils eine Mail mit mehreren anstehenden Themen zu erhalten.
In diesem Fall sollte ich die Themen innerhalb der Mail deutlich trennen, evtl. sogar Überschriften einbauen. Aus meiner Sicht haben sich z.B. einige Sterne mit jeweils einer Leerzeile davor und danach als Trennzeichen gut bewährt. Das strukturiert den Text und schafft eine visuelle Trennung, die das Auge beim raschen Überfliegen schnell erfassen kann.
*****************Die anstehende Veranstaltung: bla bla bla*****************Was ich zur Messe noch sagen wollte: ...
E-Mails noch mal lesen, bevor man sie verschickt — Das ist vielleicht die wichtigste Regel. Ein Vorzug von E-Mails ist, dass sie die Kommunikation direkter und schneller machen. Das kann aber auch ein Nachteil sein, denn E-Mails werden häufig gedankenlos und ohne die andernorts übliche Etikette verschickt. Wenn ich effektiv per E-Mail kommunizieren will, muss ich einer Mail dieselbe Aufmerksamkeit und Sorgfalt widmen, die ich einem Geschäftsbrief angedeihen lasse.
Lohnt sich das?
Wo sind nun aber die versprochenen zeitlichen Einsparungen? Die genannten Regeln erfordern alle einen erhöhten Zeitaufwand in der E-Mail-Kommunikation.
Möglicherweise wird man diesen Aufwand nicht bei jeder Mail aufwenden wollen. Wenn ich aber mit meiner E-Mail-Korrespondenz ein Ziel erreichen möchte, wenn ich gemeinsam mit dem Adressaten an einem Projekt arbeite, wenn ich etwas von ihm will oder eine langfristig produktive Beziehung schaffen möchte, dann lohnt sich die zusätzliche Mühe und wird sich langfristig auch in geringerem Zeit- oder Arbeitsaufwand niederschlagen.
Denn jeder weiß es zu schätzen, wenn ihm unnötige Arbeit erspart wird oder wenn lästige Rückfragen von vornherein gar nicht notwendig werden.
Ein sehr nützliches Tool zur Pflege von E-Mail Korrespondenzen ist übrigens das neue Highrise von 37signals. Highrise ermöglicht einen weiteren sinnvollen Ansatz der effektiven Kommunikation: immer zu wissen, was man mit dem Kommunikationspartner bisher besprochen hat.
Wer beruflich viele E-Mails schreibt oder bearbeiten muss kann sich ja um Effektivität Gedanken machen. Wer wie ich, nur Gelegentlich beruflich mit E-Mails in Kontakt kommt, den berührt das eher wenig. Privat beantworte ich meine Mails eh nach Lust und Laune. Da mache ich mir keine Gedanken, wie viel Zeit ich damit verbringe, sondern entscheide spontan nach Tagesform ^^ .
@ Dauerstress: Da stimme ich Dir grundsätzlich zu. Allerdings finde ich es auch privat nicht besonders freundlich, E-Mails zu bekommen, die die Rechtschreibung nicht beachten (z.B. indem alles klein geschrieben ist) oder die keinen Betreff haben. Ich bekomme nun mal viele Mails und wenn jemand z.B. keinen Betreff schreibt, dann läuft er Gefahr, dass die Mail übersehen oder als SPAM betrachtet wird.
Die Einhaltung einiger Grundregeln sehe ich analog zur Höflichkeit in der gesprochenen Kommunikation. Da spricht man ja auch so, dass einen das Gegenüber möglichst gut versteht.
Viele Internet-User vor allem diejenigen des jüngeren Semesters verwechseln die Kommunikation via E-Mail oftmals mit einem der beliebten Chats. Bei einem Chat kommt es vor allem darauf an schnell und unkompliziert auf Fragen und Antworten seines gegenüber zu antworten. Dies führt dazu, das Texte / Sätze schnell und ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung sowie der Zeichensetzung in “Rekordzeit” eingetippt werden. Diese Vorgehensweise wird von sehr vielen auch bei der E-Mail Kommunikation angewendet und als “normal” empfunden.
Danke für diesen Tipp, eigentlich war ich nur auf deiner Seite um mir die Tutorials anzugucken doch habe nun auch dein Blog ein wenig durchforstet und auch dort findet man anscheind gute Tipps ;).
@Andreas: Da hilft nur, die anderen zu erziehen. Gina Trapani hat dazu einen Artikel auf lifehacker veröffentlicht.
@(ak) Andreas: Danke für den Kommentar bei mir — ich finde, unsere Artikel ergänzen sich ganz gut. Hier geht es eher um Übersichtlichkeit und das Vermeiden von Missverständnissen sowie Rückfragen, ich habe mich mehr auf das effektive Abarbeiten von eingehenden Mails konzentriert.
Danke für diesen Post — ein Link hierher wird wohl in Zukunft immer wieder mal jemanden erreichen, dem im Sinne der Effektivität noch ein bisschen auf die Sprünge geholfen werden muss ;-)