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Why isn’t it done yet?

What are you working on and why isn’t it done yet? You may have great reason, but it’s still a great question to ask from time to time. What’s holding things up?

Bei Signal vs. Noise stellt Jason Fried diese simple Frage und betont, wie nützlich sie sein kann. Ständig arbeitet man an Aufgaben, von denen manche irgendwie nicht fertig werden — warum eigentlich nicht?

Es gibt sicherlich viele verschiedene Antworten. Aber einige sind doch typisch und tauchen immer wieder auf.

Kleinigkeiten später ↔ Kleinigkeiten sofort — Seit ich losen Kontakt zu den Ideen von ‚Getting Things Done‘ (GTD) hatte, ist mir ein Aufschubgrund aufgefallen, den ich vorher nicht bewusst wahrgenommen hatte: viele Leute neigen anscheinend dazu, Kleinigkeiten auf einen unsortierten Stapel zu legen. Dieser wächst und irgendwann ist das Abarbeiten ziemlich anstrengend und aus den Kleinigkeiten ist ein großer Aufgabenberg geworden. „Getting Things Done“ hat daher einen nützlichen Grundsatz:

Wenn eine Aufgabe in zwei (oder auch fünf) Minuten zu bearbeiten ist, erledige sie sofort.

Egal was man gerade tut, eine so kurze Unterbrechung ist meist kein Problem und schafft etwas aus dem Weg, was sonst den Berg von Kleinigkeiten weiter vergrößern würde.

Die Aufgabe als Projekt — Auch wieder inspiriert von GTD: manche Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie komplexer sind als man sich eingesteht. Man hat sich vielleicht einen einzelnen Punkt auf der To-Do Liste notiert, der da schon seit Tagen unerledigt rumhängt. Bei näherem Hinsehen wird klar, dass dieser einzelne Punkt in Wirklichkeit aus vier, fünf Teilpunkten besteht (und in der GTD Sprache ein „Projekt“ ist). Man hat das vielleicht irgendwie wahrgenommen, aber nicht bewusst so gedacht. Wenn man die einzelnen Aufgaben trennt und strukturiert, geht das Abarbeiten oft zügiger von der Hand.

Struktur für wiederkehrende Aufgaben — Viele meiner Aufgaben sind umfangreich und kommen regelmäßig wieder, z.B. die Korrektur von Klassenarbeiten oder die Vorbereitung von Unterricht. Wenn so etwas mit einem „Lieber-Erst-Später-Gefühl“ einhergeht, dann hat man möglicherweise noch nicht die richtige Herangehensweise etabliert. Man mogelt sich jedesmal durch die Aufgabe durch. Es kann sehr produktiv sein, zunächst die nötigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um diese Aufgaben künftig einheitlich und geordnet zu erledigen (z.B. ein Raster für die Erstellung und Korrektur der Klassenarbeiten oder ein Vorlagendokument für die Unterrichtsvorbereitung).

Weniger Aufgaben — Viele Dinge bleiben liegen, weil man keine Zeit für sie hat. Nun kann man sicherlich gerade im Beruf die Aufgabenfülle nicht einfach beliebig reduzieren. Doch manche Aufgaben sind auch selbst gemacht. Man hat vielleicht drei Zeitschriften abonniert, deren Themen allesamt sehr interessant sind. Jeden Monat kommen sie ins Haus und verlangen nun, gelesen zu werden. Der ungelesene Stapel wird immer höher und der „Druck“ steigt. Wenn dieses „Abarbeiten“ zum „Druck“ wird und man sich überlegen muss, wann man die (als freizeitliche Erholung gedachte) Lektüre noch „erledigen“ könnte, ist der Rotstift angesagt. Zwei Zeitschriten weniger spart Zeit, Geld und macht zufriedener. Die Informationsflut ist als Ganzes ohnehin nicht zu bewältigen, da kommt es auf ein paar Byte Information mehr oder weniger nicht an.

Schweinehund — Für manche Aufgaben ist die Erklärung des Aufschubs ganz einfach: man hat keine Lust dazu. Für diesen Fall hilft wohl nur Überwindung und ein kräftiger Selbsttritt an die richtige Stelle :-).

Dinge erledigt kriegen: GTD reduziert auf das Wesentliche

Jeder möchte seine Sachen erldigt kriegen. Doch allzu oft bleiben eben doch Dinge liegen, werden vergessen, besiegt das Chaos die Struktur. David Allen versucht mit seinem Buch und Konzept Getting Things Done (kurz: GTD) — wie viele andere vor ihm — das Chaos zurück zu drängen und strukturiertes Arbeiten zu fördern. Dazu hat er ein ausgefeiltes System entwickelt — und darin liegt das Problem…

Seit Jahren ist GTD der letzte Schrei wenn es um Produktivität geht. Ich habe die Blogs und Rezensionen immer mal wieder gesichtet, habe mit dem Gedanken gespielt, das Buch zu kaufen, GTD auszuprobieren. Eines hat mich aber immer abgehalten: schon beim oberflächlichen Kontakt mit dem „System GTD“ konnte ich mich des Eindrucks nicht erwehren, dass man jede Menge Zeit mit dem organisatorischen Rahmen verbringt: Sammeln, ordnen, nächste Handlungen finden, Durchsehen, Archivieren etc. Irgendwie schien mir das ziemlich viel „Getting Things“ und zu wenig „Done“. Das System scheint für viele Leute zu funktionieren, doch ich persönlich fand es zu schwerfällig.

Andererseits habe ich in den letzten Monaten eine Fülle zusätzlicher Aufgaben zu erledigen, die außerdem oft sehr langfristig angelegt und insgesamt sehr verschieden sind. Mein altes System (ein paar Backpack Seiten mit To-Do Listen), war dem nicht mehr angemessen.

Bei der Suche nach einem besseren System zur Organisation von Beruf und Alltag bin ich dann wieder mal bei GTD gelandet. Nur dass ich dieses Mal auf einige konkrete Aspekte daraus aufmerksam wurde, die ich zuvor übersehen hatte und die tatsächlich sehr nützlich sind. Ich habe mir nun diejenigen Aspekte von GTD rausgepickt, die sich ohne eine mehrmonatige Ausbildung anwenden lassen. Möglicherweise erkäre und verwende ich die Begriffe nicht richtig (wie gesagt: ich habe das Buch nicht gelesen). Es soll aber hier um eine pragmatische und nicht um eine dogmatische Auslegung von Getting Things Done gehen.

GTD essentials

Projekte und Kontexte: Ein Aspekt von GTD, der mir sofort einleuchtete, ist die Gliederung von Aufgaben nach zwei verschiedenen Kriterien: „Projekte“ und „Kontexte“. Jede Aufgabe lässt sich einem Projekt und einem Kontext zuordnen und daher auch auf zwei verschiedenen Wegen anpacken. Man kann sich die Sortierung wie eine Tabelle vorstellen, in der jede Spalte ein Kontext und jede Zeile ein Projekt ist.

Ein Beispiel: Ich möchte für den Biologieunterricht einen Versuch vorbereiten und brauche dafür den Unterrichstverlauf und die Materialien für das Experiment. Diese Aufgaben gehören beide zum Projekt „Unterricht“. Sie finden allerdings in verschiedenen Kontexten statt: den Unterrichtsverlauf plane ich zu Hause, die Materialien muss ich in der Schule zusammen suchen. Dementsprechend ordne ich beide Aufgaben dem Projekt „Unterricht“ zu, die Planung dem Kontext „zu Hause“ und die Materialsuche dem Kontext „Schule“.

Diese doppelte Sortierung ist insofern praktisch, als ich mir z.B. eine Liste machen kann mit allen Aufgaben, die ich in der Schule erledigen muss und auch nur dort erledigen kann. Diese Aufgaben sind gar nicht „auf meinem Schirm“, wenn ich zu Hause bin, denn dort kann ich sie ohnehin nicht erledigen.

Gleichzeitig kann ich im Projekt „Unterricht“ inhaltlich alles nacheinander planen, was zusammen gehört und kümmere mich erst im zweiten Schritt darum, welchem Kontext jede Aufgabe zuzuordnen ist. Wenn es dann ans Abarbeiten geht, schaue ich mir nur die Aufgaben an, die ich im aktuellen Kontext auch erledigen kann.

Inbox: Das Konzept der Inbox bedeutet, dass man Aufgaben zunächst zügig „aus dem Kopf“ bekommt, indem man sie in eine unsortierte „Ablageschale“ legt, die „Inbox“. Wenn mir also etwas einfällt, schreibe ich es gleich auf. Ich kümmere mich aber noch nicht darum, zu welchem Projekt oder Kontext die Aufgabe gehört. Sie ist für den Moment einfach festgehalten, ich muss micht nicht mehr darum sorgen und kann konzentriert an anderen Dingen arbeiten.

In kurzem Abständen schaue ich mit die Dinge in der Inbox an und ordne sie einem Projekt und einem Kontext zu. Dort reihen sie sich ein und warten geduldig darauf, erledigt zu werden.

Fazit

Diese beiden Aspekte von Getting Things Done reichen mir, um meine Aufgaben strukturiert und für mich befriedigend zu erledigen. Vor allem die Filterung nach Projekt und Kontext war für mich ein entscheidender Schritt. Viele weitere Aspekte von GTD („Next Actions“, wöchentliche Durchsicht etc.) fühlen sich für mich schon nach zu viel Overhead an, denn oft muss ich z.B. nicht explizit festlegen, was die nächste Handlung ist – das ergibt sich meist von selbst oder ist nicht wichtig.

Eine „Entdeckung“ hat allerdings noch erheblichen Anteil am strukturierten Arbeiten: ohne ein leistungsfähiges und anpassungsfähiges Programm würde mein persönliches „Essential-GTD“ System nicht funktionieren. Welche GTD-Programme es für den Mac gibt und welches ich benutze, folgt im nächsten Beitrag zum Thema.