Getting Things Done mit dem Mac
In meinem letzten Beitrag über ein Getting Things Done System, das sich auf das Wesentliche konzentriert, hatte ich erwähnt, dass für mich persönlich ein flexibles und leistungsfähiges Computer- (sprich: Mac-) Programm essentiell ist. Ich habe ausführlich nach Programmen gesucht und für den Mac vier Anwendungen gefunden, die ich näher getestet habe.
Ghostaction
Ghostaction ist ein sehr schlichtes aber funktionales GTD-Programm für den Mac: es bietet drei verschiedene Ansichten: Contexts, Projects und Actions. Die ersten beiden sind innerhalb von GTD selbsterklärend, Actions listet alle Aufgaben ungefiltet auf. Ghostaction lässt sich leicht und unkompliziert bedienen (der Kalender zum einfachen Festlegen von Deadlines ist sehr praktisch) und hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche.
Die „brushed metal“ Optik sieht inzwischen etwas angestaubt aus, aber das muss bei einem funktionalen Programm nicht stören.
Weitere nützliche Funktionen sind die Synchronisation mit iCal und per iSync auf geeignete Mobilgeräte sowie die ausgefeilte Druckfunktion. Außerdem kann man die Aufgaben nach mehreren Spalten gleichzeitig sortieren.
Ghostaction ist ein GTD Programm, das sich auf das Wesentliche reduziert — und das dann solide erledigt. Mir persönlich war Ghostaction aber nicht flexibel genug, außerdem fehlen einige Funktionen, die ich nützlich finde: z.B. kann man nur sehr begrenzt Notizen für eine Aufgabe eingeben. Da Ghostaction $20 kostet, habe ich es beim Test bewenden lassen.
Actiontastic
Actiontastic ist prinzipiell genauso aufgebaut wie Ghostaction und bietet auch einen ähnlichen Funktionsumfang. Das Programm ist seit kurzem kostenlos. Die Notizfunktion ist etwas besser als bei Ghostaction, allerdings fehlt der Kalender zur raschen Eingabe von Daten. Da man beim manuellen Tippen eines Datums nicht das in Deutschland übliche TT.MM.JJJJ Format verwenden kann, ist das schon mal eine ziemlich Hürde bei der Benutzung.
Was mir ebenfalls fehlt, ist die Sortierung von Listen nach mehreren Spalten, z.B. (1) nach Kontext und (2) nach Fälligkeitsdatum. Ohne diese Möglichkeit ist die Listendarstellung oft recht konfus und unübersichtlich. Auch eine Druckfunktion gibt es nicht, womit Actiontastic für mich aus dem Rennen war.
Zwar bietet es ebenfalls Synchronisierung mit iCal und mobilen Geräten, doch alles in allem war den Funktionsumfang für mich nicht ausreichend.
Inbox
Umso gespannter war ich auf Inbox — dieses Programm sieht schon in den Screenshots auf der Produktwebsite sehr vielversprechend aus. Das Design und die Typographie sind sehr ansprechend und bezüglich der Funktionen hat Inbox einiges mehr zu bieten als Ghostaction und Actiontastic. Zwar war ich überrascht über den recht hohen Preis von $35, doch wenn ein Programm richtig gut ist und ich es täglich benutze, wäre mir das diesen Preis wert.
Inbox orientiert sich von allen GTD Programmen am engsten an David Allens Konzept. Die Sidebar von Inbox ist entsprechend der fünf GTD Schritte organisiert: Collect, Process, Organize, Review, Work (plus Reference als Ablage). Und da liegt für mich dann schon wieder ein erheblicher Nachteil: es ist ziemlich aufwändig, sich mit Inbox zu organisieren. Mit schien es fast unmöglich, einfach nur eine simple To-Do Liste zu erstellen. Eingaben laufen nur über die Inbox, diese muss man dann bearbeiten, was auch einige Teilschritte und ein „Processing panel“ umfasst — insgesamt ziemlich viel Klickerei. Für ein Programm, das mir helfen möchte, meine Arbeit zu organisieren, hält mich Inbox ziemlich lange von der Arbeit ab (das ist zumindest mein Eindruck).
Zwar bin ich immer noch begeistert von der „Schönheit“ des Programms — es ist wirklich eine Augenweide. Doch $35 und die genannten Nachteile haben auch Inbox aus dem Rennen geworfen.
iGTD
Glücklicherweise bin ich dann doch noch auf ein Programm gestoßen, das mich inzwischen rundum überzeugt: iGTD, das von Bartek Bargiel quasi als Hobby und kostenlos entwickelt wird.
Bartek, mit dem ich inzwischen regelmäßig Ideen für die Weiterentwicklung von iGTD austausche, legt ein unglaubliches Tempo bei der Umsetzung von Features vor, so dass iGTD in den letzten Wochen enorm viele nützliche Funktionen dazu gewonnen hat. Für mich sind die wichtigsten Punkte:
- Sowohl Projekte als auch Kontexte können verschachtelt werden, d.h. ein Projekt kann mehrere „Unterprojekte“, ein Kontext mehre „Unterkontexte“ haben.
- Die Sortierung der Aufgaben kann nach mehreren Kriterien oder auch von Hand per Drag & Drop bzw. mit der Tastatur erfolgen.
- Die Bedienung mit der Tastatur ist sehr ausgefeilt.
- Jede Aufgabe hat ein Anfangs- und ein Fälligkeitsdatum. Beide können schnell mit Hilfe eines Kalenders festgelegt werden. Vor allem das Anfangsdatum hilft beim konzentrierten Arbeiten, denn ich kann z.B. Aufgaben ausblenden, die noch nicht „angefangen“ haben.
- Neben diesem Mechanismus kann ich manuell Aufgaben mit einer Markierung (flag) versehen und dann nur markierte Aufgaben zeigen. Diese zweite Sortiermöglichkeit bringt viel Flexibilität.
- Jeder Aufgabe kann ich Links und/oder Adressbuchkontakte zuordnen. Links können z.B. Dateien sein, die ich per Drag & Drop aus dem Finder in iGTD ziehen kann, oder ich kann URLs nach iGTD kopieren bzw. per Hotkey direkt aus dem Browser zu iGTD schicken.
- Eingaben in die Inbox und sogar in einzelne Projekte/Kontexte können extrem schnell mit Quicksilver gemacht werden.
Das ist zwar eine beeindruckende, doch keineswegs vollständige Liste der Funktionen von iGTD. Für mich ist das Programm binnen kürzester Zeit zum Dreh- und Angelpunkt meiner täglichen Arbeit geworden. Es ist leicht zu bedienen und passt sich durch seine vielfältigen Filter- und Sortiermöglichkeiten sehr gut dem individuellen Workflow des Benutzers an. Da es auch noch kostenlos ist, kann ich iGTD uneingeschränkt empfehlen.
P.S. Die OmniGroup hat vor wenigen Tagen ihr lang erwartetes GTD Programm OmniFocus für einen geschlossenen Beta-Test freigegeben. Die Qualität anderer Software von Omni (z.B. OmniWeb, OmniOutliner) ist sehr gut, so dass OmniFocus möglicherweise auch ein ernsthafter Konkurrent für iGTD wird. Allerdings wird OmniFocus nicht kostenlos sein.
Nachdem ich diesen Artikel gelesen habe, musste ich iGTD sofort testen.
Ich bin begeistert, da ich mich seitdem wesentlich besser organisiere (nun schon seit einigen Wochen).
Die Geschichte mit dem Kontext ist genial und eben auch die Inbox.
Freut mich, dass mein Artikel Dich dazu inspiriert hat.
Lieber Andreas Kalt,
wird es eine iGTD Version in Deutsch geben, oder eine Anleitung in Deutsch? Ich bin leider nicht so gut in Englisch, vielleicht haben Sie eine Idee, wie ich mich da am besten iGTD nähern kann?
Vielen Dank für Ihre Antwort im voraus und einen schönen, erfolgreichen Tag wünscht Jörg Bussemeier
wird es eine iGTD Version in Deutsch geben, oder eine Anleitung in Deutsch?
Davon gehe ich nicht aus – das Programm wird von einem einzelnen Programmierer erstellt und betreut und eine Übersetzung ist viel Arbeit.
Allerdings denke ich, dass man auch ohne umfangreiche Englischkenntnisse mit iGTD zurecht kommt. Ein bisschen ausprobieren sollte für die Einarbeitung schon reichen.
Ich habe auch probiert und es noch nicht so ganz verstanden… vielleicht findet sich ja einer, der einen VideoPodcast zu dem Thema macht, fände ich super und es wäre vermutlich weit weniger Arbeit, als eine Übersetzung, würde das Programm vielen neuen Usern nahebringen und hoffentlich auch reichlich Spenden für den Autor.
Vielen Dank für die Auflistung der Programme, die es so auf dem Mac zu dem Thema gibt. Für mich ist im Moment iGTD die erste Wahl. Allerdings würde mich ein Programm interessieren, das ich sowohl auf dem Mac als auch auf dem PC nutzen kann, oder vielmehr mit den gleiche Daten arbeiten kann. Ich arbeite in der Firma eigentlich nur auf dem PC und zu Hause je nachdem wo ich bin und was ich gerade mache, entweder auf dem PC oder auf meinem MacBook. Da wäre es schon besser, die Datenbank auf einem Server abzulegen und dann sowohl vom PC als auch auf dem Mac auf die gleiche Datenbank zuzugreifen. Kennt jemand einen Hersteller der so etwas für beide System anbietet? Ich denke mal, da kommt eher eine Weblösung in Frage oder? Noch eine Frage zu iGTD. Kann ich da irgendwie so etwas wie @NextAction oder @Soon festlegen? Das wäre für mich neben dem Context noch interessant.
Jan, da wäre eine webbasierte Lösung vielleicht praktischer. Viele Leute scheinen Backpack als GTD Lösung einzusetzen. Eine entsprecheden Google Suche sollte weiterhelfen. Hierzu gibt es mit Packrat auch einen Client, der Backpack offline nutzbar macht.
Zu iGTD: Es gibt hier eine „Next action“ Lösung, dazu muss ein Projekt aber so eingestellt sein, dass es depentent tasks enthält. Dann kann man im Context View einstellen, dass nur next actions angezeigt werden sollen.
Übrigens: demnächst erscheint iGTD 2.0, das von Grund auf überarbeitet ist.
So ziemlich dasselbe, was ich auch beobachtet habe.
GhostAction und Actiontastic sind zwar ganz nett (und wurden beide eine Zeit lang von mir genutzt).
Inbox kurz: Sieht gut aus, war mir allerdings nicht besonders hilfreich.
…und dann kam iGTD — und seitdem wird nichts anderes mehr benutzt. Geniales Programm und Updates ohne Ende — und alles kostenlos.
→ Nicht das Spenden vergessen ;-)