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Dinge erledigt kriegen: GTD reduziert auf das Wesentliche

Jeder möchte seine Sachen erldigt kriegen. Doch allzu oft bleiben eben doch Dinge liegen, werden vergessen, besiegt das Chaos die Struktur. David Allen versucht mit seinem Buch und Konzept Getting Things Done (kurz: GTD) — wie viele andere vor ihm — das Chaos zurück zu drängen und strukturiertes Arbeiten zu fördern. Dazu hat er ein ausgefeiltes System entwickelt — und darin liegt das Problem…

Seit Jahren ist GTD der letzte Schrei wenn es um Produktivität geht. Ich habe die Blogs und Rezensionen immer mal wieder gesichtet, habe mit dem Gedanken gespielt, das Buch zu kaufen, GTD auszuprobieren. Eines hat mich aber immer abgehalten: schon beim oberflächlichen Kontakt mit dem „System GTD“ konnte ich mich des Eindrucks nicht erwehren, dass man jede Menge Zeit mit dem organisatorischen Rahmen verbringt: Sammeln, ordnen, nächste Handlungen finden, Durchsehen, Archivieren etc. Irgendwie schien mir das ziemlich viel „Getting Things“ und zu wenig „Done“. Das System scheint für viele Leute zu funktionieren, doch ich persönlich fand es zu schwerfällig.

Andererseits habe ich in den letzten Monaten eine Fülle zusätzlicher Aufgaben zu erledigen, die außerdem oft sehr langfristig angelegt und insgesamt sehr verschieden sind. Mein altes System (ein paar Backpack Seiten mit To-Do Listen), war dem nicht mehr angemessen.

Bei der Suche nach einem besseren System zur Organisation von Beruf und Alltag bin ich dann wieder mal bei GTD gelandet. Nur dass ich dieses Mal auf einige konkrete Aspekte daraus aufmerksam wurde, die ich zuvor übersehen hatte und die tatsächlich sehr nützlich sind. Ich habe mir nun diejenigen Aspekte von GTD rausgepickt, die sich ohne eine mehrmonatige Ausbildung anwenden lassen. Möglicherweise erkäre und verwende ich die Begriffe nicht richtig (wie gesagt: ich habe das Buch nicht gelesen). Es soll aber hier um eine pragmatische und nicht um eine dogmatische Auslegung von Getting Things Done gehen.

GTD essentials

Projekte und Kontexte: Ein Aspekt von GTD, der mir sofort einleuchtete, ist die Gliederung von Aufgaben nach zwei verschiedenen Kriterien: „Projekte“ und „Kontexte“. Jede Aufgabe lässt sich einem Projekt und einem Kontext zuordnen und daher auch auf zwei verschiedenen Wegen anpacken. Man kann sich die Sortierung wie eine Tabelle vorstellen, in der jede Spalte ein Kontext und jede Zeile ein Projekt ist.

Ein Beispiel: Ich möchte für den Biologieunterricht einen Versuch vorbereiten und brauche dafür den Unterrichstverlauf und die Materialien für das Experiment. Diese Aufgaben gehören beide zum Projekt „Unterricht“. Sie finden allerdings in verschiedenen Kontexten statt: den Unterrichtsverlauf plane ich zu Hause, die Materialien muss ich in der Schule zusammen suchen. Dementsprechend ordne ich beide Aufgaben dem Projekt „Unterricht“ zu, die Planung dem Kontext „zu Hause“ und die Materialsuche dem Kontext „Schule“.

Diese doppelte Sortierung ist insofern praktisch, als ich mir z.B. eine Liste machen kann mit allen Aufgaben, die ich in der Schule erledigen muss und auch nur dort erledigen kann. Diese Aufgaben sind gar nicht „auf meinem Schirm“, wenn ich zu Hause bin, denn dort kann ich sie ohnehin nicht erledigen.

Gleichzeitig kann ich im Projekt „Unterricht“ inhaltlich alles nacheinander planen, was zusammen gehört und kümmere mich erst im zweiten Schritt darum, welchem Kontext jede Aufgabe zuzuordnen ist. Wenn es dann ans Abarbeiten geht, schaue ich mir nur die Aufgaben an, die ich im aktuellen Kontext auch erledigen kann.

Inbox: Das Konzept der Inbox bedeutet, dass man Aufgaben zunächst zügig „aus dem Kopf“ bekommt, indem man sie in eine unsortierte „Ablageschale“ legt, die „Inbox“. Wenn mir also etwas einfällt, schreibe ich es gleich auf. Ich kümmere mich aber noch nicht darum, zu welchem Projekt oder Kontext die Aufgabe gehört. Sie ist für den Moment einfach festgehalten, ich muss micht nicht mehr darum sorgen und kann konzentriert an anderen Dingen arbeiten.

In kurzem Abständen schaue ich mit die Dinge in der Inbox an und ordne sie einem Projekt und einem Kontext zu. Dort reihen sie sich ein und warten geduldig darauf, erledigt zu werden.

Fazit

Diese beiden Aspekte von Getting Things Done reichen mir, um meine Aufgaben strukturiert und für mich befriedigend zu erledigen. Vor allem die Filterung nach Projekt und Kontext war für mich ein entscheidender Schritt. Viele weitere Aspekte von GTD („Next Actions“, wöchentliche Durchsicht etc.) fühlen sich für mich schon nach zu viel Overhead an, denn oft muss ich z.B. nicht explizit festlegen, was die nächste Handlung ist – das ergibt sich meist von selbst oder ist nicht wichtig.

Eine „Entdeckung“ hat allerdings noch erheblichen Anteil am strukturierten Arbeiten: ohne ein leistungsfähiges und anpassungsfähiges Programm würde mein persönliches „Essential-GTD“ System nicht funktionieren. Welche GTD-Programme es für den Mac gibt und welches ich benutze, folgt im nächsten Beitrag zum Thema.

Geschrieben spät nachts am 16. Mai 2007
Abgelegt unter Getting Things Done & Persönlich