Why isn’t it done yet?
What are you working on and why isn’t it done yet? You may have great reason, but it’s still a great question to ask from time to time. What’s holding things up?
Bei Signal vs. Noise stellt Jason Fried diese simple Frage und betont, wie nützlich sie sein kann. Ständig arbeitet man an Aufgaben, von denen manche irgendwie nicht fertig werden — warum eigentlich nicht?
Es gibt sicherlich viele verschiedene Antworten. Aber einige sind doch typisch und tauchen immer wieder auf.
Kleinigkeiten später ↔ Kleinigkeiten sofort — Seit ich losen Kontakt zu den Ideen von ‚Getting Things Done‘ (GTD) hatte, ist mir ein Aufschubgrund aufgefallen, den ich vorher nicht bewusst wahrgenommen hatte: viele Leute neigen anscheinend dazu, Kleinigkeiten auf einen unsortierten Stapel zu legen. Dieser wächst und irgendwann ist das Abarbeiten ziemlich anstrengend und aus den Kleinigkeiten ist ein großer Aufgabenberg geworden. „Getting Things Done“ hat daher einen nützlichen Grundsatz:
Wenn eine Aufgabe in zwei (oder auch fünf) Minuten zu bearbeiten ist, erledige sie sofort.
Egal was man gerade tut, eine so kurze Unterbrechung ist meist kein Problem und schafft etwas aus dem Weg, was sonst den Berg von Kleinigkeiten weiter vergrößern würde.
Die Aufgabe als Projekt — Auch wieder inspiriert von GTD: manche Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie komplexer sind als man sich eingesteht. Man hat sich vielleicht einen einzelnen Punkt auf der To-Do Liste notiert, der da schon seit Tagen unerledigt rumhängt. Bei näherem Hinsehen wird klar, dass dieser einzelne Punkt in Wirklichkeit aus vier, fünf Teilpunkten besteht (und in der GTD Sprache ein „Projekt“ ist). Man hat das vielleicht irgendwie wahrgenommen, aber nicht bewusst so gedacht. Wenn man die einzelnen Aufgaben trennt und strukturiert, geht das Abarbeiten oft zügiger von der Hand.
Struktur für wiederkehrende Aufgaben — Viele meiner Aufgaben sind umfangreich und kommen regelmäßig wieder, z.B. die Korrektur von Klassenarbeiten oder die Vorbereitung von Unterricht. Wenn so etwas mit einem „Lieber-Erst-Später-Gefühl“ einhergeht, dann hat man möglicherweise noch nicht die richtige Herangehensweise etabliert. Man mogelt sich jedesmal durch die Aufgabe durch. Es kann sehr produktiv sein, zunächst die nötigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um diese Aufgaben künftig einheitlich und geordnet zu erledigen (z.B. ein Raster für die Erstellung und Korrektur der Klassenarbeiten oder ein Vorlagendokument für die Unterrichtsvorbereitung).
Weniger Aufgaben — Viele Dinge bleiben liegen, weil man keine Zeit für sie hat. Nun kann man sicherlich gerade im Beruf die Aufgabenfülle nicht einfach beliebig reduzieren. Doch manche Aufgaben sind auch selbst gemacht. Man hat vielleicht drei Zeitschriften abonniert, deren Themen allesamt sehr interessant sind. Jeden Monat kommen sie ins Haus und verlangen nun, gelesen zu werden. Der ungelesene Stapel wird immer höher und der „Druck“ steigt. Wenn dieses „Abarbeiten“ zum „Druck“ wird und man sich überlegen muss, wann man die (als freizeitliche Erholung gedachte) Lektüre noch „erledigen“ könnte, ist der Rotstift angesagt. Zwei Zeitschriten weniger spart Zeit, Geld und macht zufriedener. Die Informationsflut ist als Ganzes ohnehin nicht zu bewältigen, da kommt es auf ein paar Byte Information mehr oder weniger nicht an.
Schweinehund — Für manche Aufgaben ist die Erklärung des Aufschubs ganz einfach: man hat keine Lust dazu. Für diesen Fall hilft wohl nur Überwindung und ein kräftiger Selbsttritt an die richtige Stelle :-).
Wichtig ist einzig und alleine eine gute Organisation und niemals anfangen was auf morgen zu verschieben :)
für jeden der diesen Blogeintrag interessant, ist folgende Seite bestimmt auch spannend:
www.stevepavlina.com
aber Achtung. Nicht festlesen ;)