ak|weblog

Arbeitszeiten dokumentieren

In meinem Beruf muss ich zwei sehr unterschiedliche Arbeitszeitmodelle unter einen Hut bringen: der Vormittag ist komplett durchstrukturiert, jede Minute ist verplant und von außen vorgegeben:

• 7.30 Uhr: Englisch, 7b,
• 8.20 Uhr: Biologie 10b,
• 9.05 Uhr: Pause – Besprechung mit einem Schüler bezüglich des anstehenden Referats usw.

Der Nachmittag hingegen hat keinerlei äußere Struktur: hier kann (und muss) ich mit meiner Zeit selbst haushalten. Ich empfinde das zumeist als großen Vorteil meines Jobs und genieße die Tatsache, dass ich nachmittags eine Kaffeepause einlegen kann, wann ich möchte oder dass ich bei schönem Wetter auch mal eine viertel Stunde an die frische Luft kann.

Wie mit jeder Freiheit muss man aber auch mit dieser umzugehen wissen.

In den ersten Monaten als Referendar fiel es mir sehr schwer, nach der Schule zügig wieder an die Arbeit zu gehen – mit dem Ergebnis, dass ich oft erst gegen fünf mit der Vorbereitung anfing und dann bis spät nachst am Schreibtisch saß. Das ist natürlich auf Dauer kein akzeptabler Zustand.

Inzwischen habe ich meine Nachmittage meistens ganz gut im Griff – allerdings steigt das Arbeitspensum als „richtiger“ Lehrer noch mal deutlich an, so dass es nicht immer reicht, einfach nur bald anzufangen. Für manch eine Stunde dauert die Vorbereitung einfach noch zu lange oder ich verbringe zu viel Zeit mit relativ unwichtigen Tätigkeiten.

Wer relativ frei arbeitet kennt vielleicht die Situation: der Nachmittag ist vorbei und man fragt sich, womit man seine Zeit eigentlich zugebracht hat. Auf der „done“ Liste steht erstaunlich wenig und doch war man die ganze Zeit irgendwie beschäftigt.

Um effizienter zu arbeiten, muss ich erst mal wissen, wie lange ich für welche Tätigkeiten brauche – das heißt: Arbeitszeiten dokumentieren. Dabei sollte die Dokumentation nicht auch noch Arbeit machen, sondern einfach und zügig in den Workflow intergrierbar sein. Genau das bietet der webbasierte Service Tickspot.

Das Herzstück von Tickspot ist eine einfache und übersichtliche Eingabemaske für Arbeitszeiten. Hier wählt man schnell einen „Kunden“, ein „Projekt“ und eine „Aufgabe“ aus (die hat man alle zuvor einmal angelegt) und trägt dann die Stunden ein, die man für diese Tätigkeit aufgewandt hat. Der einfache Aufruf der Seite bringt einen zum aktuellen Datum, man kann aber auch Stunden für andere Tage eintragen.

Tickspot bietet auch die Möglichkeit, mit mehreren Personen zusammen an einem Projekt zu arbeiten und kan außerdem die eingetragenen Stunden in verschiedenen Ansichten auswerten. In der kostenlosen Version hat man ein Projekt mit unbegrenzten Aufgaben zur Verfügung, was für meine Zwecke völlig ausreicht.

Als Schmankerl gibt es für Mac-Benutzer ein Dashboard Widget (etwas weiter unten auf der Seite, leider gibt es keinen direkten Link), das die Eingabe noch einfacher und schneller macht. Es hat zunächst eine Stoppuhrfunktion, um die Dauer einer Arbeit zu ermitteln.

Ist man mit einer Aufgabe fertig, kann man über den Button „Enter time“ die Daten an die Tickspot Website weiterreichen.

Insgesamt ein sehr gut gemachter Service, der übrigens von der Aufmachung und Bedienung etwas an die Webanwendungen von 37Signals erinnert.