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Tags, tags, tags

Ordner gabs früher. Heute gibts Tags. Das ist meist eine gute Sache, kann aber auch ins Chaos führen. Aber fangen wir vorne an.

Wenn man Unterlagen oder Informationen mit Ordnern verwalten möchte, hat mein ein grundsätzliches Problem zu lösen: man muss sich bei jedem Stück Information entscheiden, in welchen Ordner es gehört, denn man kann es nur an einer Stelle ablegen. Wenn man etwas dann später wieder sucht, kann man nur darauf hoffen, dass das Hirn noch genauso tickt und denkt, wie beim Ablegen, denn nur dann wird man im richtigen Ordner suchen. Das ist natürlich nicht immer der Fall — die meisten Informationen oder Unterlagen sind nicht eindeutig zuzuordnen, sondern könnten in verschiedenen Ordnern landen.

Bei der Ablage in Papierform kann man dieses Problem nur lösen, indem man sich im Voraus ein möglichst durchdachtes und flexibles Ordnungsprinzip ausdenkt und sich dann konsequent daran hält.

Will man Ordnung auf dem Computer halten, gibt es glücklicherweise noch eine zweite gute Möglichkeit: Tags.

Wörtlich übersetzt ist ein tag ein Anhängsel, ein Schildchen, auf dem z.B. der Preis eines Produktes drauf steht oder das den Besitzer eines Gepächstückes nennt. In der digitalen Welt sind Tags sogenannte Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Wenn ich eine Datei z.B. mit den Begriffen „steuer“ und „2007“ tagge, dann füge ich Metainformation zu dieser Datei hinzu, ich beschreibe die enthaltenen Daten, indem ich sage „Das gehört zum Thema ‚Steuer‘ und zum Thema ‚2007‘“.

Hier sieht man schon den grundlegenden Vorteil: in der Ordnermetapher hätte ich mich für den Ordner „Steuer“ oder den Ordner „2007“ entscheiden müssen (oder ich hätte einen Steuerordner 2007 angelegt, aber auch das wäre recht unflexibel).

Weil die meisten Objekte, die man im Alltag sortieren und wieder finden muss, zu mehreren Gruppen gleichzeitig gehören, sind Tags meines Erachtens besser für die Anforderungen der Daten- und Dokumentverwaltung geeignet.

Vorteil: keine starre Struktur, Nachteil: keine …

Tags haben noch einen Vorteil: sie sind nicht hierarchisch, sondern unstrukuriert, d.h. ich muss die Objekte nicht in ein festes Sortierschema zwängen, sondern gebe ihnen grob verschiedene Tags, die den Inhalt eines Objekts möglichst gut beschreiben. Allerdings haben Tags auch einen nicht unerheblichen Nachteil: sie sind nicht hierarchisch, sondern unstrukturiert — ja was denn nun?

Die Fehlen einer festen Datenstruktur birgt sowohl ein großes Potential als auch eine gewisse Problematik: die lose Beschreibung mit Metadaten und die anschließende Suche nach diesen Metadaten macht das Tagsystem sehr flexibel und einfach zu handhaben. Wenn man aber einfach wild drauf los taggt, kommen am Ende womöglich Metadaten raus, die bei der Suche oder Sortierung überhaupt nicht nützlich sind.

Ein Beispiel: meine ersten Erfahrungen mit Tags habe ich bei del.icio.us gemacht. Ich habe meinen Bookmarks munter alle möglichen Tags verpasst und später festgestellt, dass ich viele davon nur ein oder zwei Mal verwendet habe. Das macht natürlich keinen Sinn, denn so helfen mir die Metadaten nicht, meine Datensammlung zu strukturieren. So gut ich nach einem einzelnen Tag suche, kann ich auch nach dem Bookmark selbst suchen.

Tags bringen nur dann etwas, wenn sie einen gewissen Schema folgen, so dass man — basierend auf den Tags — Daten gruppieren und ordnen kann. In verschiedenen Programmen und in Mac OS X findet sich dieses Prinzip in so genannten „Intelligenten Ordnern“ oder „SmartFolders“ wieder, die im Prinzip nichts anderes sind, als eine gespeicherte Suche nach bestimmten Kriterien der Metadaten. Wer iTunes benutzt, kennt das Prinzip als „Intelligente Wiedergabeliste“.

Tags auf der Festplatte

Inzwischen benutze ich Tags auch für meine Dateien, weil Spotlight (die eingebaute Suchfunktion von Mac OS X) auch die sogenannten „Kommentare“ von Dateien durchsucht, in denen man Tags ablegen kann. Damit mir aber nicht hunderte verschiedener Tags um die Ohren fliegen, habe ich versucht, die möglichen Tags in verschiedene Bereiche einzuteilen und diese dann im Kopf durch zu gehen, wenn ich eine Datei tagge. Diese Bereiche sind für mich:

• Kontext (Schule oder Privat)
• Zielgruppe (Lehrer, Schüler)
• Fach (Englisch, Biologie, Erdkunde etc.)
• Verwendung (Material, Arbeitsblatt, Information, Verwaltung etc.)
• Jahrgangsstufe (05, 06, 07 etc.)
• Inhalt (5-6 Tags, die den Inhalt möglichst gut beschreiben)
• Quelle

Dieses Raster ist noch nicht wirklich ausgereift und bisher vor allem für Dateien im Kontext „Schule“ ausgelegt. Nicht jede Metadaten-Kategorie ist immer anwendbar oder nötig, aber beim Verschlagworten von Dateien versuche ich, diese Oberbegriffe durchzugehen, damit ich keine essentiellen Aspekte vergesse.

Das System ist noch zu jung, als dass ich Erfahrungen mit dem Wiederfinden hätte — bisher habe ich nur Daten „eingespeist“. Man darf also gespannt sein, ob das strukturierte „Entnehmen“ von Daten dann auch wirklich funktioniert :-).

Geschrieben nachmittags am 02. Juni 2007
Abgelegt unter Software & Gedanken